見やすいマニュアル 引き継ぎ

引き継ぎ 見やすいマニュアル

Add: yforuxu83 - Date: 2020-12-07 03:26:44 - Views: 8153 - Clicks: 8498

派遣社員が就業先を退職するときに「引継ぎですべきこと」をまとめました|シゴ・ラボ 2. 役員の「会長」が いかに忙しい仕事なのか ズバリ!見える化されます。 たとえば 1. しっかりとデータに記録して残すことで、後から誰が見ても分かりやすい引き継ぎ資料となるでしょう。 業務引き継ぎ後のケアも大切! 引き継ぎの資料を作成と説明をすれば業務引き継ぎは完了しますが、次のような引き継ぎ後のケアも大切です。.

今日は見やすいマニュアルの作成方法を考えていきたいと思います。 仕事手順を整理するのが苦手、マニュアルを作成するのが苦手という方も多いと思います。 しかしそれは、コツを抑えると簡単にできるものです。 今日は分かりやすい事例として. マニュアルの「読みやすさ」を追求するためには、書式についてきちんと考慮する必要があります。特にマニュアルの場合は、業務を行う上で読んでもらわなければならないという必要性があるため、読みやすさには徹底してこだわりたいものです。 マニュアルを読んでもらえないということは、その業務の質が高まらず、効率化がなされないことにつながります。つまり、マニュアルほど書式にこだわって作成しなければならない書類はないとさえいえるでしょう。 読んでいてストレスにならない文字のフォントやサイズ、行間などのバランスが重要となります。どれだけ内容が良いマニュアルでも、書式が悪いと読んでもらえない可能性もありますので注意しましょう。. See full list on fastclassinfo. 業務マニュアルとは?英語ではwork manual、仕事(work)の手順、手引き(manual)の事。日本語では業務のやり方、処理手順に関する文書化された書類の事を「業務マニュアル」と呼んでいる会社、工場が多いです。.

See full list on kantan-shikaku. 業務中の無駄な時間の一つに「探し物にかける時間」というものがあります。 見やすいマニュアル 引き継ぎ 業務の最中に必要な資料や備品・その他社内資料などを探し回ると、大きな時間のロスにつながります。 見やすいマニュアル 引き継ぎ もちろん作業効率も低下することでしょう。 このような会社全体のロスを未然に防ぐためにも、必要な備品や社内資料、その他資料などの保管場所は、必ずマニュアル作成時に記載するようにしておきましょう。. 見やすいマニュアル 引き継ぎ マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 見やすいマニュアル また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着けるシーン」を想定して解説します。. クライアント企業の一覧表は、マニュアル作成において絶対に抜け落ちがあってはならない部分です。不測の事態にも備えるという意味でも、引き継ぎマニュアルには必ずクライアント企業一覧表を入れておきましょう。 しかし、あまり外部のクライアントとのやり取りが発生しないような業務内容の場合、引き継ぎマニュアルにその一覧表の作成を入れるべきかどうか、悩んでしまうという担当者の方もいらっしゃることでしょう。 また、リソースの問題でそこまで時間をかけていられないというケースも考えられますが、やはり担当者のことやお客様のことを考えると、連絡を円滑に進めるためのクライアント一覧表は必要です。.

考え方のところで書きましたが、アバウトで良いので、そんなに深く考えることなく作りはじめましょう。 「迷わず作れよ、作れば分かるさ」の精神です。 また、書類の見た目にもこだわる必要はありません。PTAに関わる人には、いろんな人がいますので、中にはエクセルをほとんど触ったことがない人もいます。そういう人でも手が加えられるように、できるだけ素のままの方が、むしろ良いと思います。 これから、私が作った例をもとに紹介していきますね。. See full list on lab. ここから、引き継ぎに必要な『3つの引き継ぎ資料』を紹介します。 この3つのマニュアルを用意できれば、あなたがいなくなった後も、後任者は安心して仕事をすることができるでしょう。. 引き継ぎ用のマニュアル作成の時に、ついつい抜け落ちてしまいがちな情報があります。 それが、クライアントや取引先の担当者さんの情報です。 先方の担当者の情報がなければ、どこに連絡を取って良いか分からなくなってしまいますが、意外とこの「キーパーソンに関する情報」はマニュアル作成の中で抜け落ちてしまいがちです。 しっかりとこういった情報を入れてあげることが、より分かりやすく、業務品質を保ちやすいマニュアル作成に繋がります。. 構成が定まっており、タイトルや目次から作業内容が想像できる この作業を明日までに終わらせる必要があるのに、記述箇所が見つけられないようでは、業務手順書はその役目を果たせません。 パッと見て、すぐに内容が拾えるような構成で、作業者にとってピンとくるキーワードがタイトルや目次に含まれていると、検索にもかかりやすくなり便利です。 3.

見やすいマニュアル 引き継ぎ See full list on riako. . 引継ぎマニュアルを作る際に一番大切なことは、読み手である後任の担当者にとってわかりやすい内容にすること。「自分目線」ではなく、「相手目線」に立って、初めて読む人でも理解できるような「引継ぎマニュアル」を目指しましょう。 業務の全体像から細かな業務までを「点」ではなく「線」でつながるような説明をイメージすると、相手も理解しやすくなりますよ。 次の新天地でのお仕事を気持ちよくスタートできるよう、わかりやすいマニュアルを作って、しっかりと引き継ぎを行ってくださいね。 関連記事: 1. 園と役員間の窓口 2. 業務手順書と聞くと、すべての仕事に対して作成が必要だと考える人がいます。しかし、すべての仕事に業務手順書を作成する必要はありません。 仕事の中には、チェックリストだけ作成しておけばいいものもあります。では、何を基準にして、業務手順書とチェックリストを使い分ければいいのでしょうか。. ここまで、業務マニュアル(手順書)について詳しく解説してきました。手順書があると、業務かかるコストあらゆるところで減らすことができます。 例えば、部下からの質問に毎回答えていたとします。その場合、部下が質問する手間、回答するまでのタイムラグ、回答する手間といったコストが発生しています。 実際、昇給したり、ポジションが変わったりすると、どんどん仕事が増えていきます。そのため、自分が「なんとかしなくては」となりがちです。 しかし、手順書があれば「これを見てください」の返事で終わります。つまり、質問にかかっていたあらゆるコストを減らせるのです。 ただ、多くの人は業務マニュアルを作りません。その理由は作り方を知らないからです。その結果、業務マニュアルを作成するのは大変そうだと勘違いしています。 実際は、仮運用レベルの手順書を繰り返しブラッシュアップしていくものです。これが本来の業務マニュアルの作成方法です。 一人で頑張るのではなく、業務マニュアルを活かして周囲を協力しあえる環境を作りましょう。. 職種別に引継ぎ書の作成するときのポイントをご紹介します。実際に作成するときの参考にしてみてください。 営業職の場合 営業職の場合、多くは取引先との業務が中心に引継ぎしていきます。 既存顧客であれば、過去の取引履歴、過去の提案資料、契約書、見積書、請求書など関係書類の所在を分かりやすく残しておくことが大切です。 新規顧客であれば、担当者名刺、提案資料などを共有しておきましょう。商談などデータに残っていない場合、「商談内容」などのカテゴリを作り、顧客ごとにテキストに残しておくとよいです。 事務職の場合 事務職の場合、業務のサイクルが早いため、月間スケジュールだけでなく週間スケジュールを作ることも有効です。 取り扱う書類やデータファイルが多くなりがちですので、保管場所一覧表を作成しておくと良いです。必要であれば、「引継ぎフォルダ」といったようにデータをまとめておくことも有効です。 企画職の場合 企画職の場合、過去の調査資料や過去の企画資料を共有しておくと良いです。それらの資料について、フィードバックを受けている場合は、その結果も共有しておきましょう。 過去の事例を参考にしたり、再利用することができると後任者の仕事の質が安定します。.

以上、フォントについてご説明してきましたが、まとめますと ・フォントの種類は大きく分け、ゴシック体(視認性が高い)と明朝体(可読性が高い)がある。 ・フォントのウェイトはL・R・M・B・Hサイズがあり、見出しや注意書きなど強調したい箇所はフォントを太くする。 ・フォントの基本サイズは8~10ポイント。高齢者向けの場合は12ポイント以上。 ・行間が縦組みにする場合、使用する文字サイズは60%~100%程度。横組みの場合は50%~70%程度。 ・フォント色は1ページにつき2色もしくは3色に抑える。 当社では、見やすく伝わりやすい制作を心掛けております。 マニュアル制作についてお気軽にご相談ください。. 仕事を辞めたいママ専用【1人起業】マニュアル では、だいぶ長くなったので 1. まず、具体的な作成手順をご説明する前に、そもそも引継ぎマニュアルは何のために必要なのかについて考えてみましょう。たとえば、次のような目的が挙げられます。 ・後任の担当者が、効率良く業務を覚えられるようにするため ・属人的になりがちな業務を標準化し、誰でも作業ができるようにするため ・レクチャーにかかる手間と時間を減らすため ・困ったときの手引きにするため そして、このようなマニュアルの目的を果たすためには、以下の要素を盛り込む必要があります。. リーダーだからって 全てを自分でやる(把握する)必要はない。 むしろ、 めんどくさい仕事こそ 役職のない役員さんにまわしてあげてください! 私は今年1年、会長をやって 「お祭りのバザー」やら 「会費の集金業務」やら 役員の仕事をザクザク減らした一方で 周りの役員さんや 副会長・書記・会計さんには じゃんじゃか仕事を割り振りました。 でも、役員さんたちからは 恨まれたり迷惑がられるどころか 「人に頼むより『頼まれる方が楽』なんだよね~!」 「むしろ、ありがたかった」 という感想を聞かせてもらったんですね?.

昨年の4月、娘の小学校の決まりとして6年間に一回は何かのクラス役員をしなければいけないので、クラスの広報委員に手を上げました。それからクラス委員が集まって、委員長を決めるジャンケンです。 そんなにジャンケンは強い方じゃないのに、なんと25人中で勝ってしまったのです・・・ まぁでも勝ってしまったのは仕方がないので、一年間、PTAの広報委員長を務めました。 やってみると、学校の先生と仲良くなったり、学校に出入りして普段の子ども達の様子を見ることができて、それなりにやって良かったと思っています。 PTAには男手が少ないので、数少ない男手としてお母さんたちにチヤホヤされたのも、ちょっと嬉しかったです^^まぁ利用されているだけなんですが、やっぱりいくつになっても女性からモテるのは嬉しいものですね。男性の保護者の方、やってみてはいかがですか? それはさておき、PTAの役員は毎年変わるので、なかなか経験を蓄積することが難しいなぁと感じました。「去年も同じことに困っていたはずだけどなぁ」と感じたこともしばしば。 もちろん、その年の役員さんが考えて独自色を出していけば良いのですが、毎年決まっていることに関しては、マニュアルがあった方が良いですね。 後任の人のためにもなりますし、マニュアルがあった方が自分が引継ぎをするときにも楽です。 でも、実際にマニュアルを一から作るのは大変だし、正直面倒というところもありますよね。私も本来、この記事は3月頃に書けば良かったのですが、実際に引継ぎをする前日にマニュアルを作ったので、4月になってからの投稿になってしまいました。 もうちょっとマニュアルに書かないといけないこともあったのですが、一旦それなりのマニュアルがあれば、次年度からはそこに付け足していけば良いので、まずはマニュアルが存在するということが重要です。 私は前職で受注センターの業務マニュアルを作ったり、同窓会の幹事マニュアルを作ったことがあるので、マニュアルの作り方に関しては、それなりにノウハウがあります。 これから、実際の作り方を紹介していきますね。. マニュアルにおける書式選びの重要性についてご紹介してきました。マニュアルの内容や読み手に与えたい印象に応じて、適切なフォントや色を選ぶことはとても大切です。 現在では、クラウド上でマニュアルを編集・管理できるプラットフォームサービスも複数登場しています。なかでも「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、クラウド上でマニュアルを気軽に作成・編集し、共有もできるプラットフォームサービスです。 Teachme Bizのマニュアル書式やフォントは見やすいもので統一されているため、フォーマットを意識して作らずとも、自然に読みやすいマニュアルを作成できます。 また、画像や動画がメインのマニュアル作成ツールであり、文字だらけのマニュアルに比べて読みやすく理解されやすいマニュアルが作成可能です。 スマホやタブレットからでも気軽に作成・閲覧できますので、さまざまなシーンでご利用いただくことが可能です。 Teachme Biz 詳細資料はこちら. 引継ぎ書を作る作業が大変なので、すぐには作れない ことです。通常の業務の合間や休憩時間、就業後の時間を利用して少しずつ作成しておくと理想的です。 辞意表明後は、なるべく後任者への引継ぎ期間を確保するために、引継ぎ書を事前に作成しておくと良いです。. こちらではマニュアル作成に使えるサービスやツールをご紹介します。 マニュアル作成のメリットを分かっていながらも、作成に着手できていないという方も少なくありません。「作り方がわからない」という方は今回の記事を参考にしていただければと思います。 しかし「人手不足」が原因の場合、作り方を知っているだけでは解決が難しいです。特に中小企業の場合ですと複数の業務を兼務している方が多く、マニュアル作成に時間が割けないということも珍しくありません。 サービスやツールを使って、楽にマニュアルを作る方法を検討してみてはいかがでしょうか。数あるマニュアル作成サービスやツールの中から、5つを厳選してご紹介しています。. マニュアルは作成時の負荷こそありますが、長期的なメリットをもたらしてくれます。 今回は、マニュアルのメリットから作成のコツ、使いやすいマニュアルのテンプレートをご紹介します。. 目的が明記されており、業務全体を俯瞰することができる 手順に集中していると見落としがちなのですが、業務の目的を明確にするということも大事な要素です。 何のためにその作業をするのかがわからないと、その工程がどうして必要なのかわかりません。目的が明確であれば、同じ結果を得るために本当に必要な作業だけを判別でき、業務効率化に繋がることもあります。 4. See full list on nanama. フォントの色の使い分けでもマニュアル制作において、重要です。 一般的にベースの色は黒ですが、注意書きなど特に重要な箇所は赤にすることが多いです。ただし、強調したい部分が多すぎて、赤色を多用すると、逆に見づらくなってしまいますので注意が必要です。 また、フォントの種類によって人に与えるイメージが違うことと同じく、色も人に与える印象が違います。 よく使う基本的な色、赤・青・黄色・緑・オレンジについて説明します。.

それでは、業務マニュアル(手順書)の作成手順を紹介します。概要を説明すると、以下の通りです。 それでは、以下で詳しく説明していきます。業務マニュアル作成について、わかりやすく説明するために、セミナー開催を事例にして説明していきます。. . 引継ぎを行う場合、「口頭での説明」もしくは「OJT」になります。以下の3つを押さえておくと引継ぎがスムーズです。 ・最低2週間は一緒に仕事をする ・後任者とは引き継ぎ期間中のスケジュールを共有する ・後任者にやらせることも大切 引継ぎ期間は遅くとも2週間一緒に仕事して、引継ぎ項目の確認を進めていきましょう。後任者が説明を受けて、実際に作業を進めると出てくる疑問や不安に対してフォローしておきましょう。. 私が役員の仕事の引き継ぎに ここまで情熱を注げるのはね。 やっぱり自分自身が PTAに限らず「会社の仕事」でも すごくしんどい思いをしてきた 経験があるから、なんですよね。 わかる人が誰ひとり いなくなってしまった業務や現場を 入ったばかりの新人が、 マニュアル1つない状態で 引き継いで運営していくというのが、 どれだけ辛く、大変なことなのか。 私もブラック企業で 身をもって体験してきたので 身にしみてよくわかるんです(笑) りあこがブラック企業時代に得た『引き継ぎ』スキルと思考法 PTAはボランティアだけど もれなく責任や義務が セットでついてくるのも現実ですしね。 だから、 仕事だろうが 役員だろうが 私がマニュアルを作るときは 100%全力で、 自分の知ってるすべてを 引き継ぐようにしています。 1. 中カテゴリ・・・・月間スケジュール 3. 業務手順書の利用者が想定されている 2. では気を取り直して、業務手順書の作り方に進みます。 作り方の大まかな流れは、以下の通りです。 ①スケジュールを作成する まず決めておきたいのは、スケジュールです。完成の目安と利用開始時期はあらかじめ決めておきます。業務手順書作成の失敗例として、何となく作り始めたはいいものの、結局完成できなかったというのもよく聞く話です。ゴールを明確にし、適時フォローができる体制を整えておきましょう。 ②ターゲットを絞る ここでいうターゲットとは、業務手順書の利用者、記載する業務範囲、利用する目的の3点です。このポイントをあやふやなままに作成を進めると、業務手順書の記載粒度や構成が定まらず、使いづらい手順書となってしまいます。どのような目的で業務手順書を作成するのかによって、作成対象とする業務範囲を検討してください。 ③形式・構成を決定する 形式は業務手順書の利用者が使いやすく、メンテナンスがしやすいものが適しています。 私のイチオシはExcelです。たいていどこの会社でも、OfficeソフトはPCに入っているかと思いますので、経費をかけず手軽に始めたい場合に重宝します。構成についてはまずは箇条書きで、業務手順書の目次と記載する内容を検討することをお勧めします。構成が決まったら、業務手順書のフォーマットを作成しましょう。 ④業務手順を整理する 構成をもとに、業務手順をフォーマットに落としていきます。時系列に沿って、いつ、どのタイミングで、誰が、何を使い、どのように処理するのか。5W1Hを意識して整理します。文章は短文を心がけ、読みやすくまとめましょう。業務に精通している人ほど、資料名やツールの正式名称ではなく、略称で記載してしまう傾向がありますが、名称のブレは作業者の混乱を招きます。 そこはぐっとこらえ、面倒でも1つ1つ丁寧に書き出してくださいね。 見やすいマニュアル 引き継ぎ ⑤テスト運用する 業務手順書が作成できたら、早いうちに使ってみてください。実際に業務手順書を見ながら作業をしてみて、この説明も必要だったと気が付くことはよくあります。テスト運用で出た利用者からのフィードバックを業務手順書に反映し、より使いやすい手順書にしましょう。 ⑥メンテナンス方法の検討 忘れてはいけない手順が、メンテナンス方法の検討です。業務手順書が使われなくなってしまう原因の1つは、最新手順が記載されていないことです。 常に最. 業務手順書の利用者を想定し、わかりやすい記述で構成し、作業目的を明確に業務手順書を作成する.

退職される方がしていた仕事の引継ぎ 3. 見やすいマニュアル 引き継ぎ 引継ぎは終えられるでしょうか。 業務手順書があれば、全く問題ないというわけではありませんが、最低限の業務はこなすことができると思います。新しい担当者は、業務手順書を読み、何度も復習ができますし、わからないポイントを絞って確認することもできるでしょう。引継ぎは確実に楽になりますし、同じ業務手順書を利用することで業務理解度や判断基準のばらつきをおさえ、属人化を防ぐことができます。 また、もし業務効率化や自動化のプロジェクトが企画された際には、対象業務の洗い出しや削減工数の判断に一役買ってくれるかもしれません。. コチラのサイトでは複数の種類の引継書があります。ワードやエクセルのフォーマット素材となりますので気軽に利用が可能です。無料ですのでダウンロード後に利用が可能です。シンプルな引継書から色々なカラーの引継書があります。色々な業務を引き継ぐのに調度いい素材が盛りだくさんです。 ページへ移動. 私は、3年前に 初めての役員の仕事として 「保育園の会計」をやったんですが というレベルでしたからね? まったく役員経験がない状態で 「会計」とか「会長」とか 重役ポジションについちゃうと ホント何やっていいのか全くわからないですよね~! かといって、 いちいち前任に確認したり その都度、園に相談したりとか それこそ、超・めんどうじゃないですかっ!!(゚д゚) なので、まずは 「自分のために」記録を残し 引き継ぎ資料として「マニュアル化」して 次の役員さんに渡したところ ・・・これが、かなり好評で♪ その後、「会計」を 引き受けてくれた後任のママたちから 毎年、お礼の言葉をいただいてます。 ▼PTA会計の集金業務効率化はコチラにまとめました! 1. 後任者が理解しやすい引継ぎ書の項目は、こちらの項目を記載しておくと良いです。 業務の目的、概要 業務の目的や意図、最終的なゴールを書きます。前後の仕事の理解が深まるポイントになりますので、仕事の目的を書いておくと後任者の理解が深まります。 作業手順、過去の作成データ 作業手順を箇条書きで書いておくと分かりやすいです。家電製品の取り扱い説明書のように順を追って作業を進めていけるように書くと良いです。 「① 集計表に○○データを入力する」 「② ○○~○○までの期間の平均、最大、最小値を出す」 etc 注意点として、専門用語や社内用語は控えておきましょう。限られた人しか分からないようなキーワードは、逆に分かりにくくなります。 作業期間、納期 「いつまでに完了すべきなのか」、「いつまでに提出すべきなのか」といった納期を書いておきましょう。 すぐに終わらないような仕事があるときは、「作業見込み、3~4h」などと必要な作業時間の目安を書いておくと良いです。 業務に関連する部署、担当者 業務の都合上、連携する部署や担当者がいる場合は記載しておきましょう。他部署から情報を入手しなければならない場合など、記載しておきましょう。 こちらに書いておくことで退職時の引継ぎの顔合わせの抜け漏れなどに役立ちます。 報告先、取引先 業務完了するときに連絡する報告先、取引先を書きます。取引先の場合、担当者レベルまで記載し、担当者に関する情報をなるべく残しておくことが大切です。 備考、自分が工夫したところ、過去に失敗したこと 役立つ引継ぎ書とあまり役立たない引継ぎ書の大きな違いは、「備考欄」にあります。 備考欄の厚みが仕事のノウハウになります。特に失敗したり、困ったりしたときの対処法が書いてあると後任者が非常に安心します。 過去のトラブルやミスの事例を共有しておき、同じような事例が発生しないことが周囲の安心につながります。.

日々の業務を行いながら、引継ぎ項目を追加しておくことで、抜け漏れが無くなる 2. チームで仕事をする上で業務のマニュアル化は、効率化だけでなくメンバー育成にも貢献します。しかし、実際にマニュアルを作ろうとすると、こういった疑問がでてきます。 現場で使えるマニュアル作成にはポイントがありま. 目的が明記されており、業務全体を俯瞰することができる 4. 細かい作業手順や業務の手順のみをまとめたマニュアルは、効率的なマニュアルに見えますが実際はそうではありません。 きちんと全体のワークフローなどをまとめ、担当する業務の全体的な流れを最初に示しておくことが重要です。 細かい作業手順のみのマニュアルになると、全体的な流れを掴むことができず、新しい担当者は苦労してしまいます。. 見やすいマニュアル 引き継ぎ わかりやすい引き継ぎ書を作るために図形を活用しよう 業務を引き継ぐ時、後任者と打ち合わせを行うことはよくありますが、作業の内容や流れ. ここには書ききれないくらい 見える仕事~見えない仕事までいっぱいあって あたしゃ、 タメ息が出ましたよ。笑 でね? ↑ これ全部 1人でやろうとすると 負担が大きくて無理があるし 責任(プレッシャー)大きいわ 仕事(実務)量も多いわ ・・・ってそれ、バランスおかしいでしょ? みんな薄々気づいているから 「リーダーはやりたくない」んですよね?? 1. PTA業務に関しては、皆さんそれぞれの考え方があると思いますが、まずはマニュアルが存在するということが重要です。とりあえずのマニュアルが存在すれば、少しずつでも経験が蓄積されていくはずです。 思いがけなくも役員になってしまった方で、引継ぎにマニュアルが無かった方は、次年度の役員さんのためにマニュアルを作ってあげましょうね。 まずは、かんたんなもので充分です!. com 業務マニュアルは重要ですが、仕事の種類によっては自動化のほうが効果があります。.

業務の引継ぎの際には、必ずその業務において注意すべきポイントや気を付けたいポイント・途中で進捗状況の確認が必要な要点などを、作業手順ごとにまとめておくとよいでしょう。 このような部分に気をつけてマニュアル作成をすることができると、後任担当者もスムーズに仕事を進めることができます。トラブルなども起きづらい環境づくりにも繋がることでしょう。.

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